Fotos de casamento no hotel: uma galeria privada sem app

Porque é que casamentos e grupos merecem lugar na sua oferta

Num hotel de destino, o casamento é o produto e as fotos são a memória que os noivos levam para casa. O fotógrafo profissional entrega as imagens formais semanas depois. Entretanto, os convidados, que chegam de vários países, tiram as fotos de que os noivos vão mesmo rir: os drinks de boas-vindas, a pista de dança, o snack da madrugada, a manhã seguinte na piscina.

Oferecer uma galeria partilhada no pacote custa-lhe pouco e dá aos noivos um só lugar para essas fotos. O mesmo vale para incentivos empresariais, congressos, reencontros e equipas desportivas hospedadas consigo. Para a equipa de eventos ou MICE, é um pequeno serviço que faz a estadia parecer organizada, e a galeria leva o nome do seu hotel.

O que faz a galeria por cada parte?

Ajuda ver quem recebe o quê, porque três pessoas olham para esta ferramenta com três perguntas diferentes.

Como incluir isto num pacote de casamento?

Trate-o como qualquer outro serviço do pacote: decida-o, defina o preço à sua maneira e leve-o à reunião de planeamento. Os passos abaixo são os que contam nas semanas antes da data.

1. Crie o evento com os nomes dos noivos e a data, e carregue o logótipo do hotel num pacote de marca para que a galeria pareça parte do seu serviço.
2. Convide os noivos como coorganizadores, para que vejam a galeria desde o primeiro dia e possam moderar consigo.
3. Ative a moderação, para que as fotos esperem aprovação antes de aparecerem no feed ou num ecrã.
4. Combine com os noivos o que é privado. Alguns querem tudo visível para os convidados, outros preferem uma galeria discreta que libertam depois da lua de mel.
5. Imprima o QR code em cartões de mesa, no programa da cerimónia e no cartaz de boas-vindas, com uma frase a pedir que leiam o código com a câmara.
6. Ponha o link curto na mensagem de boas-vindas aos convidados ou no site do casamento, para que quem chega mais cedo envie do quarto.
7. No dia, mostre o slideshow num ecrã na receção se os noivos quiserem, e peça ao DJ ou ao anfitrião que anuncie o código uma vez.
8. Depois do evento, descarregue as fotos aprovadas para os noivos e decidam juntos quanto tempo a galeria fica aberta.

Onde fica o QR code num casamento de destino?

Os casamentos de destino passam por vários espaços, por isso ponha o código onde os convidados param com o telemóvel na mão.

• Os drinks de boas-vindas: um cartão em cada tabuleiro ou no bar, porque é o primeiro momento de fotos.
• A cerimónia: no programa, com um lembrete simpático para viverem primeiro a cerimónia e enviarem depois.
• Todas as mesas do jantar, como cartão de mesa na língua da maioria dos convidados, com uma segunda língua quando o grupo é misto.
• A pista de dança e o balcão do snack da madrugada, onde acontecem as fotos mais divertidas.
• O brunch de despedida ou o dia de praia, para que o fim de semana seja uma só história e não uma só noite.

A mesma configuração serve um grupo empresarial?

Serve. Um jantar de congresso, uma viagem de incentivo ou um arranque comercial têm o mesmo problema: as fotos estão em muitos telemóveis e o organizador quer um álbum moderado e com a sua marca para partilhar depois. A diferença é o tom. Num grupo empresarial, ative a moderação, mantenha a galeria privada para os participantes e combine com o organizador o que pode aparecer nos ecrãs e nos canais da empresa.

Para grupos com vários dias de programa, crie um evento para toda a estadia e deixe os participantes enviar de todas as sessões, ou um evento por dia se o organizador quiser separar os dias. Escolha a estrutura com o organizador antes de imprimir os QR codes.

Como tratar a privacidade e o consentimento?

Uma galeria de casamento é privada por defeito: só abre com o link ou o QR code. Mesmo assim, alguns hábitos protegem todos. Diga aos convidados, no cartão, que as fotos são partilhadas com os noivos. Ofereça uma forma de pedir a remoção de uma foto. Mantenha as fotos de crianças fora de qualquer uso público, salvo acordo de um dos pais.

A pesquisa por rosto permite aos convidados encontrar as fotos em que aparecem. É opcional, está desativada por defeito e exige consentimento, por isso só a ative se os noivos concordarem e se a anunciar. Manter ou não a galeria depois do evento é uma decisão sua e dos noivos, e aplicam-se as regras locais de proteção de dados, por isso envolva o seu contacto de proteção de dados na política.

O que deve a sua equipa de eventos preparar?

Uma lista curta chega. Pacote de marca carregado. Noivos convidados. Moderação ativa. Cartões com QR impressos nas línguas certas. Link curto na mensagem de boas-vindas. Uma pessoa da equipa responsável pela galeria durante o fim de semana. Um ecrã e um portátil prontos se os noivos quiserem slideshow. Para planos e limites, veja a página de preços, e para as funções de equipa que servem um hotel, veja a página para empresas.