Hochzeitsfotos im Hotel teilen: private Galerie ohne App

Warum Hochzeiten und Gruppen in Ihr Serviceangebot gehören

In einem Destination-Hotel ist die Hochzeit das Produkt, und die Fotos sind die Erinnerung, die das Paar mit nach Hause nimmt. Der professionelle Fotograf liefert die offiziellen Bilder erst nach Wochen. Bis dahin machen die Gäste, die aus mehreren Ländern anreisen, die Bilder, über die das Paar wirklich lachen wird: der Willkommensdrink, die Tanzfläche, der späte Snack, der Morgen danach am Pool.

Eine gemeinsame Galerie im Paket kostet Sie wenig und gibt dem Paar einen Ort für diese Fotos. Dasselbe gilt für Incentive-Reisen, Konferenzen, Klassentreffen und Sportteams, die bei Ihnen zu Gast sind. Für das Event- oder MICE-Team ist es ein kleiner Service, der den Aufenthalt gut organisiert wirken lässt, und die Galerie trägt den Namen Ihres Hotels.

Was bringt die Galerie jeder Seite?

Es hilft zu sehen, wer was bekommt, denn drei Personen schauen mit drei verschiedenen Fragen auf dieses Werkzeug.

Wie nehmen Sie es in ein Hochzeitspaket auf?

Behandeln Sie es wie jede andere Leistung im Paket: entscheiden, nach eigenem Ermessen kalkulieren und im Planungsgespräch ansprechen. Die folgenden Schritte zählen in den Wochen vor dem Termin.

1. Legen Sie das Event mit den Namen des Paares und dem Datum an und laden Sie Ihr Hotellogo als Branding-Paket hoch, damit die Galerie wie Teil Ihres Services wirkt.
2. Laden Sie das Paar als Mitorganisatoren ein, damit es die Galerie vom ersten Tag an sieht und gemeinsam mit Ihnen moderieren kann.
3. Aktivieren Sie die Moderation, damit Fotos auf Freigabe warten, bevor sie im Feed oder auf einem Bildschirm erscheinen.
4. Klären Sie mit dem Paar, was privat bleibt. Manche Paare möchten alles für die Gäste sichtbar haben, andere eine ruhige Galerie, die sie nach den Flitterwochen freigeben.
5. Drucken Sie den QR-Code auf Tischkarten, das Ablaufheft und das Willkommensschild, mit einer Zeile, dass Gäste mit der Kamera scannen.
6. Setzen Sie den Kurzlink in die Willkommensnachricht oder auf die Hochzeitswebsite, damit früh Angereiste schon vom Zimmer aus hochladen können.
7. Zeigen Sie am Tag selbst die Diashow auf einem Bildschirm beim Empfang, wenn das Paar es möchte, und lassen Sie DJ oder Moderator den Code einmal ansagen.
8. Laden Sie nach dem Event die freigegebenen Fotos für das Paar herunter und entscheiden Sie gemeinsam, wie lange die Galerie geöffnet bleibt.

Wo gehört der QR-Code bei einer Destination Wedding hin?

Destination Weddings verteilen sich über mehrere Bereiche, platzieren Sie den Code daher dort, wo Gäste mit dem Handy in der Hand innehalten.

• Der Willkommensdrink: eine Karte auf jedem Tablett oder an der Bar, denn das ist der erste Fotomoment.
• Die Trauung: im Ablaufheft, mit der höflichen Bitte, erst die Zeremonie zu genießen und danach hochzuladen.
• Jeder Tisch beim Dinner: als Tischkarte in der Sprache der meisten Gäste, mit einer zweiten Sprache bei gemischten Gruppen.
• Die Tanzfläche und die Snack-Station spät am Abend, wo die lustigsten Fotos entstehen.
• Der Abschiedsbrunch oder der Strandtag, damit das Wochenende eine Geschichte ist und nicht nur ein Abend.

Passt dieselbe Einrichtung für eine Firmengruppe?

Ja. Ein Konferenzdinner, eine Incentive-Reise oder ein Vertriebs-Kickoff haben dasselbe Problem: Die Fotos liegen auf vielen Handys, und der Veranstalter möchte hinterher ein gebrandetes, moderiertes Album teilen. Der Unterschied liegt im Ton. Aktivieren Sie bei Firmengruppen die Moderation, halten Sie die Galerie für die Teilnehmenden privat und klären Sie mit dem Veranstalter, was auf Bildschirmen und in den eigenen Kanälen des Unternehmens erscheinen darf.

Bei Gruppen mit mehrtägigem Programm legen Sie ein Event für den gesamten Aufenthalt an und lassen die Teilnehmenden bei jeder Session hochladen, oder ein Event pro Tag, wenn der Veranstalter die Tage getrennt halten will. Wählen Sie die Struktur gemeinsam mit ihm, bevor die QR-Codes gedruckt werden.

Wie gehen Sie mit Datenschutz und Einwilligung um?

Eine Hochzeitsgalerie ist standardmäßig privat: Nur wer den Link oder den QR-Code hat, kann sie öffnen. Trotzdem schützen ein paar Gewohnheiten alle Beteiligten. Weisen Sie Gäste auf der Karte darauf hin, dass die Fotos mit dem Paar geteilt werden. Bieten Sie einen Weg, die Entfernung eines Fotos zu beantragen. Halten Sie Fotos von Kindern aus jeder öffentlichen Nutzung heraus, sofern kein Elternteil zustimmt.

Mit der Gesichtssuche finden Gäste die Fotos, auf denen sie zu sehen sind. Sie ist optional, standardmäßig aus und erfordert eine Einwilligung, schalten Sie sie also nur ein, wenn das Paar zustimmt und Sie sie ankündigen. Ob Sie die Galerie nach dem Event aufbewahren, entscheiden Sie gemeinsam mit dem Paar. Es gelten die örtlichen Datenschutzregeln, beziehen Sie daher Ihren Datenschutzbeauftragten in die Regelung ein.

Was sollte Ihr Eventteam vorbereiten?

Eine kurze Checkliste genügt. Ein Branding-Paket ist hochgeladen. Das Paar ist eingeladen. Die Moderation ist aktiv. QR-Karten sind in den richtigen Sprachen gedruckt. Der Kurzlink steht in der Willkommensnachricht. Eine Person in Ihrem Team ist am Wochenende für die Galerie zuständig. Bildschirm und Laptop stehen bereit, falls das Paar eine Diashow wünscht. Tarife und Grenzen finden Sie auf der Preisseite, die Teamfunktionen für Hotels auf der Business-Seite.